Enviaments de formularis vs. notificacions per correu electrònic: què és millor?

Què són els enviaments de formularis?

Els enviaments de formularis són les entrades que es desen dins de WordPress quan algú completa el formulari. A Auto Form Builder, cada enviament s'emmagatzema a la base de dades del vostre lloc web al vostre propi servidor, no en una plataforma de tercers.

Els gestioneu des del Creador de formularis automàtic → Enviaments a l'administrador de WordPress. La safata d'entrada d'enviaments inclou:

• Pestanyes d'estat — Sense llegir, Destacat, Llegit, Correu brossa, Paperera i tot
• Cerca — Cercar entrades per paraula clau a les dades d'enviament
• filtres — Restringeix els resultats per formulari i interval de dates
• Vista detallada — Obriu qualsevol entrada per veure tots els valors dels camps, inclosos els fitxers carregats
• Accions massives — Marcar com a llegit/no llegit, destacar, marcar com a correu brossa, moure a la paperera o suprimir diverses entrades alhora
• Paginació — 20 enviaments per pàgina per a una navegació manejable

Els enviaments romanen disponibles fins que els suprimiu. Podeu exportar dades en formats CSV, JSON, XLSX o XML, amb anonimització opcional per a exportacions sensibles a la privadesa. Les eines de privadesa també us permeten exportar o suprimir dades personals associades a una adreça de correu electrònic per al compliment del RGPD.

Pensa en la safata d'entrada d'enviaments com el teu sistema de registre : l'arxiu autoritzat de cada entrada del formulari.

Què són les notificacions per correu electrònic?

Les notificacions per correu electrònic són alertes que s'envien a tu (o al teu equip) en el moment en què s'envia un formulari. A Auto Form Builder, les notificacions per correu electrònic de l'administrador es configuren per formulari a Configuració → Notificacions per correu electrònic.

Quan està activat, el connector envia un correu electrònic després d'un enviament correcte amb les dades del formulari incloses. Les opcions clau inclouen:

• Correu electrònic de notificació — Un o més destinataris (adreces separades per comes)
• Assumpte i missatge personalitzats — Amb marcadors de posició com ara {form_name}, {site_name}, {date}, {time}, {entry_id}i {submission_data}
• Format de correu electrònic — HTML amb estil o text sense format
• Resposta de l'enviador — Respon directament al correu electrònic del visitant des de la teva safata d'entrada
• Regles de notificació condicional — Enviar a adreces diferents, canviar l'assumpte, ometre el correu electrònic o personalitzar el missatge segons les respostes de l'usuari
• Colors de correu electrònic de marca — Colors d'accent, text i fons per a les notificacions HTML

Les notificacions per correu electrònic estan desactivades per defecte . Podeu activar-les per formulari marcant l'opció Envia notificació per correu electrònic quan s'enviï el formulari.

El Creador automàtic de formularis també admet un correu electrònic de confirmació d'usuari separat , és a dir, un missatge d'agraïment automatitzat que s'envia a la persona que ha enviat el formulari. Es tracta d'un correu electrònic dirigit al visitant, no d'una alerta d'administrador, i es configura de manera independent.

Pensa en les notificacions per correu electrònic com el teu sistema d'alertes en temps real : t'informen que alguna cosa ha passat sense que hagis d'iniciar sessió a WordPress.

Comparació de costat a costat

Enviaments de formularis

• Velocitat: Disponible immediatament a l'administrador; sense retards en el lliurament
• Fiabilitat: Emmagatzemat al vostre servidor: sense carpeta de correu brossa ni problemes d'SMTP
• Cerca: Cerca de text complet i filtres a totes les entrades
• organització: Estats de llegit/no llegit, destacat, correu brossa i paperera
• Història: Registre permanent fins que l'elimineu
• Exporta: CSV, JSON, XLSX, XML amb opcions d'anonimització
• Arxius: Fitxers carregats emmagatzemats i accessibles des de la vista detallada de l'enviament
• Privacitat: Les dades es queden al vostre servidor; eines d'exportació i supressió del RGPD integrades
• Requereix: Iniciant sessió a l'administrador de WordPress per comprovar-ho

Notificacions per correu electrònic

• Velocitat: Alerta instantània a la safata d'entrada (quan funciona l'enviament de correu electrònic)
• Fiabilitat: Depèn de la configuració de correu del vostre servidor d'allotjament; pot acabar a la llista de correu brossa sense SMTP
• Cerca: Només es pot cercar dins del client de correu electrònic
• organització: Limitat a carpetes i etiquetes de correu electrònic
• Història: Depèn de la retenció del correu electrònic; fàcil de perdre o eliminar
• Exporta: Sense exportació estructurada; copiar i enganxar manualment en el millor dels casos
• Arxius: Detalls de càrrega de fitxers inclosos al cos del correu electrònic; els fitxers en si són al servidor
• Privacitat: Les dades surten del servidor i passen pels proveïdors de correu electrònic
• Requereix: Res: arriba automàticament al telèfon o a l'ordinador

Quan els enviaments de formularis són millors

Confieu principalment en la safata d'entrada de les sol·licituds quan:

• Revises WordPress diàriament — Formularis de baix volum on una revisió administrativa diària és suficient
• Necessiteu una pista d'auditoria completa — Formularis legals, sanitaris o de compliment normatiu on s'ha de conservar i es pot cercar cada entrada
• Processeu les entrades per lots — Sol·licituds de feina, respostes a enquestes o inscripcions a esdeveniments revisades setmanalment
• L'enviament de correu electrònic no és fiable — Allotjament compartit amb mala reputació de correu; els enviaments garanteixen que no es perdi res
• Cal exportar dades — Fulls de càlcul, importacions de CRM o informes d'exportacions estructurades de CSV/JSON
• El RGPD i la privadesa són importants — Les dades es mantenen al servidor amb eines d'exportació i eliminació integrades
• Gestiones un volum elevat — Centenars d'entrades són més fàcils de filtrar i gestionar de manera massiva a la safata d'entrada que en un client de correu electrònic

Quan les notificacions per correu electrònic són millors

Activa les notificacions per correu electrònic quan:

• La velocitat importa — Formularis de contacte, sol·licituds de pressupost o tiquets d'assistència que requereixen una resposta en qüestió de minuts
• Diverses persones necessiten alertes — Enviar a sales@, support@ i manager@ simultàniament amb adreces separades per comes
• Ets fora de WordPress — Alertes per correu electrònic mòbil mentre viatges o entre sessions d'administració
• L'encaminament condicional ajuda — Enviar consultes de «facturació» a la comptabilitat i assumptes «tècnics» per donar suport a l'ús de regles de notificació condicionals
• La funció Resposta a permet estalviar temps — Feu clic a Respon al vostre client de correu electrònic per respondre directament a l'enviador
• Utilitzeu el correu electrònic com a centre del vostre flux de treball — L'equip ja fa un triatge de les tasques des d'una safata d'entrada compartida

El Creador automàtic de formularis inclou un consell de lliurament a la configuració del correu electrònic: WordPress envia el correu a través del servidor d'allotjament per defecte, cosa que sovint provoca filtratges de correu brossa. Per a un lliurament fiable, utilitzeu un complement SMTP gratuït connectat a un servei de correu electrònic transaccional i, a continuació, envieu una prova per confirmar que arriben els correus electrònics.

El millor enfocament: utilitzar tots dos junts

Per a la majoria de llocs web de WordPress, la configuració més sòlida són els enviaments més les notificacions per correu electrònic , no una cosa o l'altra.

Aquí teniu per què es complementen:

• El correu electrònic t'atrapa en el moment. Un client potencial envia una sol·licitud de pressupost a les 21:00: el telèfon vibra i respons abans que ho faci un competidor.
• Els enviaments capten allò que el correu electrònic passa per alt. La notificació acaba al correu brossa, la safata d'entrada està plena o un membre de l'equip elimina el correu electrònic; l'entrada encara està segura a WordPress.
• Les propostes impulsen els fluxos de treball a llarg termini. Marca les entrades importants amb una estrella, marca com a correu brossa, filtra per data, exporta a CSV per al teu CRM o elimina de manera massiva els enviaments de proves antics.
• Els correus electrònics impulsen els fluxos de treball immediats. Respon directament, reenvia a un company o activa una acció des del telèfon.

Al Creador de formularis automàtic, ambdues coses es produeixen en cada enviament quan les notificacions per correu electrònic estan habilitades: l'entrada s'emmagatzema primer a la base de dades i després s'envia el correu electrònic de notificació. S'executen de manera independent: un correu electrònic fallit no impedeix que l'enviament es desi i els enviaments emmagatzemats romanen encara que no activeu mai el correu electrònic.

Configuració recomanada per tipus de formulari

Formulari de contacte

Enviaments: Activat (per defecte). Correu electrònic: Activat: alerta instantània per a cada missatge. Activeu Respon per poder respondre des de la safata d'entrada. Marqueu les consultes VIP amb una estrella a la safata d'entrada d'enviaments per al seguiment.

Butlletí de subscripció

Enviaments: Activat: crea la teva llista de subscriptors a WordPress i exporta-la a CSV. Correu electrònic: Desactivat: el volum és massa alt per a les alertes de la safata d'entrada. Activa el correu electrònic de confirmació d'usuari perquè els subscriptors rebin un missatge d'agraïment.

Formulari de generació de pressupostos / contactes

Enviaments: Activats: historial complet de clients potencials amb cerca i filtres. Correu electrònic: Activats: encamina clients potencials urgents a l'instant. Utilitza regles de notificació condicional per enviar consultes empresarials al director de vendes i sol·licituds estàndard a la safata d'entrada general de vendes.

Formulari de sol·licitud de feina

Enviaments: Activat: els currículums i les càrregues de fitxers s'emmagatzemen al vostre servidor. Correu electrònic: Activat: Recursos Humans rep una alerta per a cada sol·licitud. Marqueu les sol·licituds revisades com a llegides; destaqueu els candidats principals.

Formulari d'enquesta o comentaris

Enviaments: Activats: exporten les respostes a CSV o JSON per a la seva anàlisi. Correu electrònic: Desactivat o condicional: només es notifica quan una resposta específica crida l'atenció (per exemple, una baixa puntuació de satisfacció).

Inscripció a l’esdeveniment

Enviaments: Activat: llista d'assistents amb filtres de data i exportació. Correu electrònic: Activat: notifica a l'organitzador cada registre. Activa el correu electrònic de confirmació de l'usuari perquè els assistents rebin els detalls del registre.

Més enllà dels enviaments i el correu electrònic: Webhooks

Si necessiteu integració en temps real amb eines externes (CRM, Slack, automatització d'estil Zapier), Auto Form Builder també admet webhooks de sortida a la configuració del complement. Els webhooks envien una càrrega útil JSON a l'URL configurada després de cada enviament correcte sense bloquejar el formulari per al visitant.

Els webhooks són un tercer canal juntament amb els enviaments i el correu electrònic:

• Enviaments — El vostre flux de treball d'arxiu i administració
• Correu electrònic — Alertes humanes i respostes ràpides
• Webhooks — Integracions automatitzades amb altres sistemes

Com habilitar tots dos al Creador de formularis automàtic

1. Els enviaments són automàtics. Cada formulari emmagatzema entrades a la base de dades per defecte; no cal configurar-ho.
2. Obre el formulari al creador de formularis i aneu a Configuració Tab.
3. Expandeix les notificacions per correu electrònic i comprovar Enviar notificació per correu electrònic quan s'enviï el formulari.
4. Introdueix el teu correu electrònic de notificació — utilitzeu adreces separades per comes per a diversos destinataris.
5. Personalitza l'assumpte, el format i el missatge — o deixa els valors per defecte per al disseny amb estil integrat.
6. Opcionalment, activa la funció Resposta a i seleccioneu el camp de correu electrònic del remitent.
7. Afegeix regles condicionals si diferents propostes han d'anar a persones diferents.
8. Desa el formulari i envieu una prova per verificar que tant l'entrada de la safata d'entrada com el correu electrònic arriben.

Visualitzeu les entrades emmagatzemades en qualsevol moment a Creador automàtic de formularis → Enviaments . Filtreu per formulari, cerqueu per paraula clau i gestioneu els estats segons ho requereixi el vostre flux de treball.

Errors comuns a evitar

• Només correu electrònic, no es revisa cap enviament. Si el correu electrònic falla silenciosament, perdràs l'entrada completament, tret que estigui emmagatzemada a WordPress (que és per defecte amb Auto Form Builder).
• Només enviaments, sense correu electrònic. Perds clients potencials urgents perquè ningú ha revisat el tauler d'administració durant el cap de setmana.
• Ignorant la configuració de l'SMTP. El correu predeterminat de WordPress sovint acaba a la carpeta de correu brossa. Instal·leu un complement SMTP per a un enviament de notificacions fiable.
• Habilitació del correu electrònic en formularis d'alt volum. Un formulari de butlletí amb 500 subscripcions al dia inundarà la vostra safata d'entrada; utilitzeu els enviaments i l'exportació en comptes d'això.
• No utilitzar regles condicionals. Enviar cada sol·licitud a una sola adreça quan diferents departaments haurien de gestionar diferents tipus de consultes crea colls d'ampolla.
• Eliminació d'enviaments després de llegir el correu electrònic. El correu electrònic és una notificació, no el registre. Conserva els enviaments fins que hagis processat i exportat el que necessites.

Preguntes freqüents

Començar amb el Creador de formularis automàtic

Deixa de triar entre enviaments i correu electrònic: fes servir tots dos. El Creador automàtic de formularis emmagatzema totes les entrades al teu servidor i et permet activar alertes instantànies per correu electrònic, enrutament condicional i correus electrònics de confirmació d'usuari per formulari.

Descarregar:
Creador automàtic de formularis a WordPress.org

Darrera actualització del complement: Darrera actualització 5 d'agost