Odeslání formuláře vs. e-mailová upozornění: Co je lepší?

Co jsou odesílání formulářů?

Odeslané formuláře jsou položky uložené ve WordPressu, když někdo vyplní váš formulář. V Auto Form Builderu je každé odeslání uloženo v databázi vašeho webu na vašem vlastním serveru – nikoli na platformě třetí strany.

Spravujete je v sekci Auto Form Builder → Odesílání v administraci WordPressu. Schránka s odesláním obsahuje:

• Stavové karty — Nepřečtené, Označené hvězdičkou, Přečtené, Spam, Koš a Vše
• Hledat — Vyhledávání příspěvků podle klíčového slova v datech odeslaných prací
• Filtry — Zúžit výsledky podle formuláře a rozsahu dat
• Detailní zobrazení — Otevřete libovolnou položku a zobrazte si všechny hodnoty polí, včetně nahraných souborů
• Hromadné akce — Označit jako přečtené/nepřečtené, označit hvězdičkou, označit jako spam, přesunout do koše nebo smazat více položek najednou
• Počet na stránku — 20 příspěvků na stránku pro snadnou správu prohlížení

Odeslané soubory zůstanou dostupné, dokud je nesmažete. Data můžete exportovat ve formátech CSV, JSON, XLSX nebo XML – s volitelnou anonymizací pro exporty citlivé na soukromí. Nástroje pro ochranu soukromí vám také umožňují exportovat nebo smazat osobní údaje spojené s e-mailovou adresou pro zajištění souladu s GDPR.

Představte si schránku s odeslanými zprávami jako svůj systém záznamů – autoritativní archiv každého záznamu ve formuláři.

Co jsou e-mailová oznámení?

E-mailová oznámení jsou upozornění zasílaná vám (nebo vašemu týmu) v okamžiku odeslání formuláře. V Auto Form Builderu se e-mailová oznámení pro administrátory konfigurují pro každý formulář v části Nastavení → E-mailová oznámení.

Pokud je plugin povolen, odešle e-mail po úspěšném odeslání formuláře s daty. Mezi klíčové možnosti patří:

• Oznamovací email — Jeden nebo více příjemců (adresy oddělené čárkou)
• Vlastní předmět a zpráva — S zástupnými symboly jako {form_name}, {site_name}, {date}, {time}, {entry_id}, a {submission_data}
• Formát e-mailu — Stylizovaný HTML nebo prostý text
• Odpověď od odesílatele — Odpovězte přímo na e-mail návštěvníka z vaší schránky
• Pravidla podmíněného oznámení — Odesílat na různé adresy, měnit předmět, přeskakovat e-mail nebo upravovat zprávu na základě odpovědí uživatele
• Barvy značkových e-mailů — Barvy zvýraznění, textu a pozadí pro HTML oznámení

E-mailová oznámení jsou ve výchozím nastavení vypnuta . K jejich odeslání se přihlásíte pro každý formulář zaškrtnutím políčka Odeslat e-mailové oznámení po odeslání formuláře.

Auto Form Builder také podporuje samostatný e-mail s potvrzením uživatele – automatickou děkovnou zprávu odeslanou osobě, která formulář odeslala. Jedná se o e-mail určený návštěvníkovi, nikoli upozornění pro administrátora, a je konfigurován nezávisle.

Představte si e-mailová oznámení jako systém upozornění v reálném čase – informují vás o tom, že se něco stalo, aniž byste se museli přihlašovat do WordPressu.

Srovnání vedle sebe

Podání formulářů

• Rychlost: Ihned k dispozici v administraci; žádné zpoždění dodání
• Spolehlivost: Uloženo na vašem serveru – žádná složka se spamem, žádné problémy se SMTP
• Vyhledávání: Fulltextové vyhledávání a filtry napříč všemi záznamy
• Organizace: Stavy Přečteno/nepřečteno, označeno hvězdičkou, spam a koš
• Historie: Trvalý záznam, dokud jej nesmažete
• Vývozní: CSV, JSON, XLSX, XML s možnostmi anonymizace
• Soubory: Nahrané soubory uložené a přístupné z zobrazení podrobností o odeslání
• Ochrana osobních údajů Data zůstávají na vašem serveru; vestavěné nástroje pro export a mazání dle GDPR
• Vyžaduje: Přihlášení do administrace WordPressu pro kontrolu

E-mailové upozornění

• Rychlost: Okamžité upozornění do vaší schránky (pokud funguje doručování e-mailů)
• Spolehlivost: Záleží na konfiguraci pošty vašeho hostingového serveru; bez SMTP se může dostat do spamu.
• Vyhledávání: Vyhledatelné pouze ve vašem e-mailovém klientovi
• Organizace: Omezeno na e-mailové složky a štítky
• Historie: Záleží na uchovávání e-mailů; snadno se ztratí nebo smažou
• Vývozní: Žádný strukturovaný export; v nejlepším případě ruční kopírování a vkládání
• Soubory: Podrobnosti o nahrání souboru jsou uvedeny v těle e-mailu; samotné soubory jsou na serveru
• Ochrana osobních údajů Data opouštějí váš server a procházejí přes poskytovatele e-mailových služeb
• Vyžaduje: Nic – automaticky se vám doručí do telefonu nebo počítače

Kdy je odesílání formulářů lepší

Spolehněte se především na doručenou poštu s podáními, když:

• WordPress kontrolujete denně — Formuláře s nízkým objemem, u kterých postačuje denní administrativní kontrola
• Potřebujete kompletní auditní stopu — Právní, zdravotnické nebo formuláře pro dodržování předpisů, kde musí být každý záznam uchován a vyhledatelný
• Zpracováváte záznamy dávkově — Žádosti o zaměstnání, odpovědi na průzkumy nebo registrace na akce kontrolované každý týden
• Doručování e-mailů je nespolehlivé — Sdílený hosting se špatnou pověstí e-mailu; zaručeno, že odeslané příspěvky se neztratí
• Potřebujete exportovat data — Tabulky, importy z CRM nebo reporty ze strukturovaných exportů CSV/JSON
• GDPR a otázka ochrany osobních údajů — Data zůstávají na vašem serveru díky vestavěným nástrojům pro export a mazání
• Zvládáte velký objem — Stovky položek se snáze filtrují a hromadně spravují ve schránce než v e-mailovém klientovi

Kdy jsou e-mailová oznámení lepší

Povolit e-mailová oznámení, když:

• Na rychlosti záleží — Kontaktní formuláře, žádosti o cenové nabídky nebo tikety podpory, které vyžadují odpověď do několika minut
• Více lidí potřebuje upozornění — Odeslat současně na sales@, support@ a manager@ s adresami oddělenými čárkami
• Nejste na WordPressu — Mobilní e-mailová upozornění na cestách nebo mezi administrátorskými relacemi
• Podmíněné směrování pomáhá — Směrujte dotazy týkající se „fakturace“ na účetní a „technické“ záležitosti na podporu používání pravidel podmíněného oznamování
• Odpovědět šetří čas — Klikněte na Odpovědět v e-mailovém klientovi a odpovězte přímo odesílateli.
• Používáte e-mail jako centrum pracovních postupů — Tým již třídí úkoly ze sdílené schránky

Auto Form Builder obsahuje v nastavení e-mailu tip pro doručování: WordPress ve výchozím nastavení odesílá poštu přes váš hostingový server, což často způsobuje filtrování spamu. Pro spolehlivé doručování použijte bezplatný plugin SMTP připojený k transakční e-mailové službě a poté odešlete testovací e-mail, abyste ověřili, že e-maily dorazily.

Nejlepší přístup: Použijte obojí společně

Pro většinu webů na WordPressu je nejsilnějším nastavením odesílání příspěvků a e-mailová upozornění – ne jedno nebo druhé.

Zde je důvod, proč se vzájemně doplňují:

• E-mail vás zaujme v daném okamžiku. Horký zájemce odešle žádost o cenovou nabídku v 21:00 – váš telefon zavibruje a vy odpovíte dříve než konkurent.
• Příspěvky zachytí to, co e-mail přehlédne. Oznámení skončí ve spamu, vaše schránka je plná nebo člen týmu smaže e-mail – záznam je ve WordPressu stále v bezpečí.
• Odeslané práce posilují dlouhodobé pracovní postupy. Označte důležité položky hvězdičkou, označte je jako spam, filtrujte podle data, exportujte do CSV pro váš CRM nebo hromadně mazejte staré testovací odeslané položky.
• E-maily podporují okamžité pracovní postupy. Odpovězte přímo, přepošlete zprávu kolegovi nebo spusťte akci z telefonu.

V Auto Form Builderu se obojí děje při každém odeslání, pokud jsou povolena e-mailová oznámení: položka se nejprve uloží do databáze a poté se odešle e-mail s oznámením. Spouštějí se nezávisle – neúspěšné odeslání e-mailu nezabrání uložení odeslání a uložená odeslání zůstanou, i když e-mail vůbec nepovolíte.

Doporučené nastavení podle typu formuláře

Kontaktní formulář

Odeslané zprávy: Zapnuto (výchozí). E-mail: Zapnuto – okamžité upozornění na každou zprávu. Povolte funkci Odpovědět, abyste mohli odpovídat ze své schránky. Označte VIP dotazy ve schránce odeslaných zpráv hvězdičkou pro sledování jejich dalšího postupu.

Přihlásit k odběru novinek

Odesílání: Zapnuto – vytvořte si seznam odběratelů ve WordPressu a exportujte jej do CSV. E-mail: Vypnuto – objem upozornění doručené pošty je příliš vysoký. Povolte místo toho potvrzovací e-mail uživatele , aby odběratelé dostávali děkovnou zprávu.

Formulář pro cenovou nabídku / generování leadů

Odeslání: Zapnuto – kompletní historie kontaktů s vyhledáváním a filtry. E-mail: Zapnuto – okamžité směrování naléhavých kontaktů. Použijte pravidla podmíněného oznámení k odesílání podnikových dotazů obchodnímu řediteli a standardních požadavků do obecné prodejní schránky.

Formulář žádosti o zaměstnání

Odeslání: Zapnuto – životopisy a nahrané soubory se ukládají na váš server. E-mail: Zapnuto – personální oddělení dostává upozornění na každou žádost. Označte zkontrolované žádosti jako přečtené; označte nejlepší kandidáty hvězdičkou.

Formulář pro dotazník nebo zpětnou vazbu

Odeslání: Zapnuto – export odpovědí do formátu CSV nebo JSON pro analýzu. E-mail: Vypnuto nebo podmíněné – upozornění pouze tehdy, když konkrétní odpověď vyvolá pozornost (například nízké hodnocení spokojenosti).

Registrace události

Odeslání: Zapnuto – seznam účastníků s filtry data a exportem. E-mail: Zapnuto – upozornění organizátora na každou registraci. Povolit potvrzovací e-mail uživatele, aby účastníci obdrželi podrobnosti o registraci.

Více než jen podání příspěvků a e-mail: Webhooky

Pokud potřebujete integraci s externími nástroji v reálném čase – CRM, Slack, automatizaci ve stylu Zapieru – Auto Form Builder také podporuje odchozí webhooky v nastavení pluginu. Webhooky odesílají datový soubor JSON na vámi nakonfigurovanou URL adresu po každém úspěšném odeslání, aniž by blokovaly formulář pro návštěvníka.

Webhooky jsou třetím kanálem vedle podání příspěvků a e-mailu:

• Podání — Váš archivní a administrativní pracovní postup
• Email — Lidská upozornění a rychlé odpovědi
• Webhooks — Automatizované integrace s jinými systémy

Jak povolit obojí v Auto Form Builderu

1. Odesílání je automatické. Každý formulář standardně ukládá položky do databáze – není nutné žádné nastavení.
2. Otevřete formulář v nástroji pro tvorbu formulářů a přejděte na Nastavení Karta.
3. Rozbalit e-mailová oznámení a zkontrolujte Odeslat e-mailové upozornění po odeslání formuláře.
4. Zadejte svůj e-mail pro oznámení — pro více příjemců používejte adresy oddělené čárkami.
5. Přizpůsobte si předmět, formát a zprávu — nebo ponechte výchozí hodnoty pro vestavěné stylizované rozvržení.
6. Volitelně povolte možnost Odpovědět na a vyberte pole pro e-mail odesílatele.
7. Přidat podmíněná pravidla pokud by různé podání měla jít různým lidem.
8. Uložit formulář a odeslat zkušební zprávu, aby se ověřilo, že dorazila jak pošta v doručené poště, tak i e-mail.

Uložené položky si můžete kdykoli prohlédnout v sekci Automatický tvůrce formulářů → Odeslané položky . Filtrujte podle formuláře, vyhledávejte podle klíčového slova a spravujte stavy podle požadavků vašeho pracovního postupu.

Časté chyby, kterým je třeba se vyhnout

• Pouze e-mail, bez kontroly odeslaných dokumentů. Pokud se e-mail tiše nezdaří, záznam zcela ztratíte – pokud není uložen ve WordPressu (což je ve výchozím nastavení u Auto Form Builderu).
• Pouze zasílání příspěvků, bez e-mailu. Přicházíte o naléhavé kontakty, protože se o víkendu nikdo nezkontroloval v administračním panelu.
• Ignorování nastavení SMTP. Výchozí pošta WordPressu často končí ve spamu. Nainstalujte si plugin SMTP pro spolehlivé doručování oznámení.
• Povolení e-mailu u formulářů s vysokým objemem odeslaných zpráv. Formulář pro odběr novinek s 500 registracemi denně vám zaplaví schránku – používejte raději odesílání a export.
• Nepoužívání podmíněných pravidel. Odesílání všech podání na jednu adresu, když by různá oddělení měla zpracovávat různé typy dotazů, vytváří úzká hrdla.
• Mazání příspěvků po přečtení e-mailu. E-mail je oznámení, nikoli záznam. Odeslané dokumenty si uschovejte, dokud nezpracujete a neexportujete vše, co potřebujete.

Často kladené dotazy

Začínáme s automatickým tvůrcem formulářů

Přestaňte si vybírat mezi odesláním a e-mailem – používejte obojí. Auto Form Builder ukládá každý záznam na váš server a umožňuje vám povolit okamžitá e-mailová upozornění, podmíněné směrování a e-maily s potvrzením uživatelů pro každý formulář.

Stáhnout:
Automatický tvůrce formulářů na WordPress.org

Poslední aktualizace pluginu: Poslední aktualizace 5. srpna