Slanje obrazaca u odnosu na obavijesti e-poštom: Što je bolje?

Što su slanja obrazaca?

Poslani obrasci su unosi spremljeni unutar WordPressa kada netko ispuni vaš obrazac. U Auto Form Builderu, svaki poslani obrazac pohranjuje se u bazu podataka vaše web-lokacije na vašem vlastitom poslužitelju - ne na platformi treće strane.

Upravljate njima iz Auto Form Buildera → Podnesci u WordPress administratorskom dijelu. Pristigla pošta uključuje:

• Kartice statusa — Nepročitano, Označeno zvjezdicom, Pročitano, Neželjena pošta, Otpad i Sve
• Traži — Pronađi unose po ključnoj riječi u podacima za slanje
• Filteri — Suzi rezultate prema obrascu i rasponu datuma
• Detaljni prikaz — Otvorite bilo koji unos da biste vidjeli sve vrijednosti polja, uključujući prijenose datoteka
• Skupne radnje — Označi kao pročitano/nepročitano, označi zvjezdicom, označi kao neželjenu poštu, premjesti u smeće ili izbriši više unosa odjednom
• Obilježavanje strana — 20 objava po stranici za lakše pregledavanje

Poslani podaci ostaju dostupni dok ih ne izbrišete. Podatke možete izvesti u CSV, JSON, XLSX ili XML formatima — s opcionalnom anonimizacijom za izvoze osjetljive na privatnost. Alati za privatnost također vam omogućuju izvoz ili brisanje osobnih podataka povezanih s adresom e-pošte radi usklađenosti s GDPR-om.

Zamislite pristiglu poštu kao svoj sustav evidencije - autoritativnu arhivu svakog unosa obrasca.

Što su obavijesti putem e-pošte?

Obavijesti e-poštom su upozorenja koja se šalju vama (ili vašem timu) u trenutku slanja obrasca. U Auto Form Builderu, administratorske obavijesti e-poštom konfiguriraju se za svaki obrazac u odjeljku Postavke → Obavijesti e-poštom.

Kada je omogućen, dodatak šalje e-poruku nakon uspješnog slanja s podacima obrasca. Ključne opcije uključuju:

• Obavijest e-poštom — Jedan ili više primatelja (adrese odvojene zarezima)
• Prilagođeni predmet i poruka — S rezerviranim mjestima poput {form_name}, {site_name}, {date}, {time}, {entry_id}i {submission_data}
• Format e-pošte — Stilizirani HTML ili običan tekst
• Odgovor od pošiljatelja — Odgovorite izravno na e-poštu posjetitelja iz svoje pristigle pošte
• Pravila uvjetnog obavještavanja — Pošaljite na različite adrese, promijenite predmet, preskočite e-poštu ili prilagodite poruku na temelju korisnikovih odgovora
• Boje brendiranih e-poruka — Boje naglaska, teksta i pozadine za HTML obavijesti

Obavijesti e-poštom su prema zadanim postavkama isključene . Uključujete ih za svaki obrazac označavanjem opcije Pošalji obavijest e-poštom kada se obrazac pošalje.

Auto Form Builder također podržava zasebnu e-poruku za potvrdu korisnika - automatsku poruku zahvale koja se šalje osobi koja je poslala obrazac. To je e-poruka usmjerena prema posjetiteljima, a ne administratorsko upozorenje, i konfigurira se neovisno.

Zamislite obavijesti putem e-pošte kao svoj sustav upozorenja u stvarnom vremenu - one vam govore da se nešto dogodilo bez potrebe da se prijavite u WordPress.

Usporedna usporedba

Podnošenje obrazaca

• Brzina: Dostupno odmah u administraciji; nema kašnjenja u isporuci
• Pouzdanost: Pohranjeno na vašem poslužitelju — bez mape neželjene pošte, bez problema sa SMTP-om
• Traži: Pretraživanje cijelog teksta i filteri za sve unose
• Organizacija: Statusi pročitano/nepročitano, označeno zvjezdicom, neželjena pošta i smeće
• Povijest: Trajni zapis dok ga ne izbrišete
• Izvoz: CSV, JSON, XLSX, XML s opcijama anonimizacije
• Datoteke: Prenesene datoteke pohranjene su i dostupne iz prikaza detalja podneska
• Privatnost: Podaci ostaju na vašem poslužitelju; ugrađeni su alati za izvoz i brisanje prema GDPR-u
• zahtijeva: Prijava u WordPress administratorski dio za provjeru

Obavijesti e-poštom

• Brzina: Trenutačno upozorenje u pristiglu poštu (kada dostava e-pošte funkcionira)
• Pouzdanost: Ovisi o konfiguraciji pošte vašeg poslužitelja; bez SMTP-a može završiti u neželjenoj pošti
• Traži: Može se pretraživati ​​samo unutar vašeg klijenta e-pošte
• Organizacija: Ograničeno na mape i oznake e-pošte
• Povijest: Ovisi o zadržavanju e-pošte; lako se izgubi ili izbriše
• Izvoz: Nema strukturiranog izvoza; u najboljem slučaju ručno kopiranje i lijepljenje
• Datoteke: Detalji o prijenosu datoteka uključeni su u tijelo e-pošte; same datoteke nalaze se na poslužitelju
• Privatnost: Podaci napuštaju vaš poslužitelj i prolaze kroz pružatelje usluga e-pošte
• zahtijeva: Ništa — automatski stiže na vaš telefon ili računalo

Kada su slanja obrazaca bolja

Primarno se oslanjajte na pristiglu poštu za prijave kada:

• WordPress provjeravate svakodnevno — Obrasci s malim brojem prijava gdje je dovoljan dnevni administratorski pregled
• Trebate potpuni revizijski trag — Pravni, zdravstveni ili obrasci za usklađenost gdje svaki unos mora biti sačuvan i pretraživ
• Unose obrađujete u serijama — Prijave za posao, odgovori na ankete ili prijave za događaje pregledavaju se tjedno
• Dostava e-pošte je nepouzdana — Dijeljeni hosting s lošom reputacijom pošte; prijave jamče da ništa nije izgubljeno
• Morate izvesti podatke — Proračunske tablice, uvozi iz CRM-a ili izvješća iz strukturiranih CSV/JSON izvoza
• GDPR i pitanja privatnosti — Podaci ostaju na vašem poslužitelju zahvaljujući ugrađenim alatima za izvoz i brisanje
• Upravljate velikim volumenom — Stotine unosa lakše je filtrirati i skupno upravljati u pristigloj pošti nego u klijentu e-pošte

Kada su obavijesti putem e-pošte bolje

Omogući obavijesti e-poštom kada:

• Brzina je bitna — Kontaktni obrasci, zahtjevi za ponudu ili zahtjevi za podršku na koje je potreban odgovor u roku od nekoliko minuta
• Više ljudi treba obavijesti — Pošaljite istovremeno na sales@, support@ i manager@ s adresama odvojenim zarezima
• Niste aktivni na WordPressu — Mobilne e-mail obavijesti tijekom putovanja ili između administratorskih sesija
• Uvjetno usmjeravanje pomaže — Usmjerite upite o „naplati“ na računovodstvene i „tehničke“ probleme radi podrške korištenju pravila uvjetnog obavještavanja
• Odgovori štedi vrijeme — Kliknite Odgovori u svom klijentu e-pošte da biste izravno odgovorili pošiljatelju
• Koristite e-poštu kao središte tijeka rada — Tim već sortira zadatke iz dijeljene pristigle pošte

Auto Form Builder uključuje savjet za dostavu u postavkama e-pošte: WordPress prema zadanim postavkama šalje poštu putem vašeg poslužitelja, što često uzrokuje filtriranje neželjene pošte. Za pouzdanu dostavu koristite besplatni SMTP dodatak povezan s transakcijskom uslugom e-pošte, a zatim pošaljite probnu poruku kako biste potvrdili da e-poruke stižu.

Najbolji pristup: Koristite oboje zajedno

Za većinu WordPress stranica, najjača postavka su slanje poruka plus obavijesti e-poštom - ne jedno ili drugo.

Evo zašto se međusobno nadopunjuju:

• E-pošta vas uhvati u trenutku. Vrući potencijalni klijent šalje zahtjev za ponudu u 21:00 - vaš telefon zvoni i odgovarate prije konkurenta.
• Prijave hvataju ono što e-pošta propušta. Obavijest završi u neželjenoj pošti, pristigla pošta je puna ili član tima izbriše e-poštu - unos je i dalje siguran u WordPressu.
• Predane radove pokreće dugoročne tijekove rada. Označite važne unose zvjezdicom, označite neželjenu poštu, filtrirajte po datumu, izvezite u CSV za svoj CRM ili skupno izbrišite stare testne prijave.
• E-poruke pokreću neposredne tijekove rada. Odgovorite izravno, proslijedite poruku kolegi ili pokrenite radnju s telefona.

U Auto Form Builderu, oboje se događa pri svakom slanju kada su omogućene obavijesti e-poštom: unos se prvo pohranjuje u bazu podataka, a zatim se šalje e-pošta s obavijesti. Izvršavaju se neovisno - neuspješna e-pošta ne sprječava spremanje slanja, a pohranjeni radovi ostaju čak i ako uopće ne omogućite e-poštu.

Preporučeno postavljanje prema vrsti obrasca

Kontakt obrazac

Podnesci: Uključeno (zadano). E-pošta: Uključeno — trenutno upozorenje za svaku poruku. Omogućite Odgovori kako biste mogli odgovoriti iz pristigle pošte. Označite VIP upite zvjezdicom u pristigloj pošti za slanje kako biste mogli pratiti daljnje korake.

Prijava za newsletter

Slanje: Uključeno — izgradite popis pretplatnika u WordPressu i izvezite ga u CSV. E-pošta: Isključeno — količina poruka je prevelika za upozorenja pristigle pošte. Umjesto toga omogućite e-poštu za potvrdu korisnika kako bi pretplatnici primili poruku zahvale.

Obrazac za ponudu / generiranje potencijalnih klijenata

Slanje: Uključeno — potpuna povijest potencijalnih klijenata s pretraživanjem i filterima. E-pošta: Uključeno — trenutačno usmjeravanje hitnih potencijalnih klijenata. Koristite uvjetna pravila obavještavanja za slanje upita poduzeća direktoru prodaje i standardnih zahtjeva u opću prodajnu poštu.

Obrazac prijave za posao

Podnesci: Uključeno — životopisi i prijenosi datoteka pohranjuju se na vašem poslužitelju. E-pošta: Uključeno — Odjel za ljudske resurse prima obavijest za svaku prijavu. Označite pregledane prijave kao pročitane; označite najbolje kandidate zvjezdicom.

Anketa ili obrazac za povratne informacije

Slanje: Uključeno — izvoz odgovora u CSV ili JSON za analizu. E-pošta: Isključeno ili uvjetno — obavijesti samo kada određeni odgovor privuče pažnju (na primjer, niska ocjena zadovoljstva).

Registracija događaja

Podnesci: Uključeno — popis sudionika s filterima datuma i izvozom. E-pošta: Uključeno — obavijesti organizatora o svakoj registraciji. Omogući e-poštu za potvrdu korisnika kako bi sudionici primili detalje o registraciji.

Više od slanja i e-pošte: Webhookovi

Ako vam je potrebna integracija u stvarnom vremenu s vanjskim alatima - CRM, Slack, automatizacija u stilu Zapiera - Auto Form Builder također podržava izlazne webhookove u postavkama dodatka. Webhookovi šalju JSON teret na vaš konfigurirani URL nakon svakog uspješnog slanja bez blokiranja obrasca za posjetitelja.

Webhookovi su treći kanal uz prijave i e-poštu:

• Podnesci — Vaš arhivski i administrativni tijek rada
• E-mail — Ljudska upozorenja i brzi odgovori
• webhook — Automatizirane integracije s drugim sustavima

Kako omogućiti oboje u Auto Form Builderu

1. Prijave su automatske. Svaki obrazac pohranjuje unose u bazu podataka prema zadanim postavkama - nije potrebno postavljanje.
2. Otvorite svoj obrazac u alatu za izradu obrazaca i idite na Postavke Tab.
3. Proširi obavijesti e-poštom i provjeriti Pošalji obavijest e-poštom kada se obrazac pošalje.
4. Unesite svoju e-adresu za obavijesti — koristite adrese odvojene zarezima za više primatelja.
5. Prilagodite predmet, format i poruku — ili ostavite zadane vrijednosti za ugrađeni stilizirani izgled.
6. Opcionalno omogućite Odgovori na i odaberite polje za e-poštu pošiljatelja.
7. Dodajte uvjetna pravila ako bi različiti podnesci trebali ići različitim ljudima.
8. Spremi obrazac i pošaljite probnu poruku kako biste provjerili jesu li primljena poruka i e-pošta stigli.

Pohranjene unose možete pregledati u bilo kojem trenutku u Auto Form Builder → Slanja . Filtrirajte po obrascu, pretražujte po ključnoj riječi i upravljajte statusima prema zahtjevima vašeg tijeka rada.

Uobičajene pogreške koje treba izbjegavati

• Samo e-pošta, bez provjere prijava. Ako slanje e-pošte ne uspije, unos se u potpunosti gubi - osim ako nije pohranjen u WordPressu (što je prema zadanim postavkama s Auto Form Builderom).
• Samo prijave, bez e-pošte. Propuštate hitne potencijalne klijente jer nitko nije provjeravao administratorsku ploču tijekom vikenda.
• Ignoriranje SMTP postavki. Zadana WordPress pošta često završava u neželjenoj pošti. Instalirajte SMTP dodatak za pouzdanu dostavu obavijesti.
• Omogućavanje e-pošte na obrascima s velikim brojem poruka. Obrazac za bilten s 500 prijava dnevno preplavit će vam pristiglu poštu - umjesto toga koristite prijave i izvoz.
• Ne korištenje uvjetnih pravila. Slanje svake prijave na jednu adresu kada različiti odjeli trebaju obrađivati ​​različite vrste upita stvara uska grla.
• Brisanje prijava nakon čitanja e-pošte. E-pošta je obavijest, a ne zapis. Čuvajte prijave dok ne obradite i izvezete ono što vam je potrebno.

Često postavljana pitanja

Započnite s automatskim izrađivačem obrazaca

Prestanite birati između slanja i e-pošte - koristite oboje. Auto Form Builder pohranjuje svaki unos na vašem poslužitelju i omogućuje vam omogućavanje trenutnih upozorenja e-poštom, uvjetnog usmjeravanja i e-poruka s potvrdom korisnika za svaki obrazac.

Preuzimanje:
Automatski alat za izradu obrazaca na WordPress.org

Dodatak zadnji put ažuriran: Zadnje ažuriranje 1. kolovoza