양식 제출 vs 이메일 알림: 어느 쪽이 더 나을까요?

양식 제출이란 무엇인가요?

폼 제출은 사용자가 폼 작성을 완료했을 때 WordPress 내부에 저장되는 항목입니다. 자동 폼 빌더를 사용하면 각 제출 내용은 타사 플랫폼이 아닌 사용자 서버의 사이트 데이터베이스에 저장됩니다.

워드프레스 관리자 페이지의 자동 양식 작성기 → 제출 에서 관리할 수 있습니다 . 제출 받은 편지함에는 다음이 포함됩니다.

• 상태 탭 — 읽지 않음, 별표 표시, 읽음, 스팸, 휴지통 등 모두
• 검색 — 제출 데이터 전체에서 키워드로 항목을 찾습니다
• 필터 — 형식 및 날짜 범위를 지정하여 검색 결과를 좁히세요
• 자세한 내용 — 모든 항목을 열면 파일 업로드 값을 포함한 모든 필드 값을 볼 수 있습니다.
• 일괄 작업 — 읽음/읽지 않음으로 표시, 별표 표시, 스팸으로 표시, 휴지통으로 이동 또는 여러 항목을 한 번에 삭제할 수 있습니다.
• 쪽수 매기기 — 페이지당 20개의 게시물로 구성되어 편리하게 살펴볼 수 있습니다.

제출된 데이터는 삭제할 때까지 계속 사용할 수 있습니다. CSV, JSON, XLSX 또는 XML 형식으로 데이터를 내보낼 수 있으며, 개인 정보 보호가 중요한 경우에는 익명화 옵션을 사용할 수 있습니다. 또한 개인정보 보호 도구를 사용하여 GDPR 규정을 준수하기 위해 이메일 주소와 연결된 개인 데이터를 내보내거나 삭제할 수 있습니다.

제출물 수신함을 모든 양식 제출 내용의 공식 기록 보관소, 즉 기록 관리 시스템 으로 생각하십시오.

이메일 알림이란 무엇인가요?

이메일 알림은 양식이 제출되는 순간 사용자(또는 팀)에게 전송되는 알림입니다. 자동 양식 작성기(Auto Form Builder)에서는 관리자 이메일 알림을 양식별로 설정할 수 있으며, 설정은 [설정] → [이메일 알림] 에서 진행됩니다.

이 플러그인을 활성화하면 제출이 성공적으로 완료된 후 양식 데이터가 포함된 이메일이 전송됩니다. 주요 옵션은 다음과 같습니다.

• 알림 이메일 — 수신자 한 명 이상 (쉼표로 구분된 주소)
• 사용자 지정 제목 및 메시지 — 다음과 같은 자리 표시자를 사용하여 {form_name}, {site_name}, {date}, {time}, {entry_id}예산 및 {submission_data}
• 이메일 형식 — 스타일이 적용된 HTML 또는 일반 텍스트
• 제출자의 답장 — 받은 편지함에서 방문자의 이메일에 직접 답장하세요
• 조건부 알림 규칙 — 다른 주소로 보내거나, 제목을 변경하거나, 이메일을 건너뛰거나, 사용자의 답변에 따라 메시지를 맞춤 설정할 수 있습니다.
• 브랜드 이메일 색상 — HTML 알림의 강조, 텍스트 및 배경 색상

이메일 알림은 기본적으로 꺼져 있습니다. 양식 제출 시 이메일 알림 전송 옵션을 선택하여 양식별로 알림을 받도록 설정할 수 있습니다.

자동 양식 작성기는 별도의 사용자 확인 이메일 (양식을 제출한 사용자에게 전송되는 자동 감사 메시지)도 지원합니다. 이 이메일은 관리자 알림이 아닌 방문자에게 전송되는 이메일이며, 별도로 설정할 수 있습니다.

이메일 알림은 실시간 알림 시스템 이라고 생각하시면 됩니다 . 워드프레스에 로그인하지 않고도 어떤 일이 발생했는지 알 수 있습니다.

나란히 비교

양식 제출

• 속도 : 관리자 페이지에서 즉시 이용 가능하며, 배송 지연이 없습니다.
• 신뢰성 : 서버에 저장되므로 스팸 폴더나 SMTP 문제가 발생하지 않습니다.
• 수색: 전체 항목에 대한 전체 텍스트 검색 및 필터
• 관리: 읽음/읽지 않음, 즐겨찾기, 스팸 및 휴지통 상태
• 역사 : 삭제할 때까지 영구적으로 기록됩니다.
• 내 보내다: CSV, JSON, XLSX, XML 형식 지원 (익명화 옵션 제공)
• 파일 : 업로드된 파일은 제출 상세 보기에서 저장 및 접근 가능합니다.
• 개인 정보 : 데이터는 서버에 보관됩니다. GDPR 규정에 따른 내보내기 및 삭제 도구가 내장되어 있습니다.
• 요구 사항 : 워드프레스 관리자 페이지에 로그인하여 확인

이메일 알림

• 속도 : 이메일 전송이 정상적으로 이루어질 경우 즉시 알림이 수신함으로 전송됩니다.
• 신뢰성 : 호스팅 서버의 메일 설정에 따라 다릅니다. SMTP를 사용하지 않으면 스팸으로 분류될 수 있습니다.
• 수색: 이메일 클라이언트 내에서만 검색 가능합니다.
• 관리: 이메일 폴더 및 라벨로 제한됨
• 역사 : 이메일 보존 기간에 따라 다릅니다. 분실이나 삭제가 쉽기 때문입니다.
• 내 보내다: 구조화된 내보내기 기능이 없으며, 최선의 방법은 수동으로 복사 붙여넣기하는 것뿐입니다.
• 파일 : 파일 업로드 관련 세부 정보는 이메일 본문에 포함되어 있으며, 파일 자체는 서버에 있습니다.
• 개인 정보 : 데이터는 서버를 떠나 이메일 제공업체를 통해 전송됩니다.
• 요구 사항 : 아무것도 없습니다. 휴대폰이나 데스크톱에 자동으로 도착하지 않습니다.

양식 제출이 더 나은 경우

주로 제출물 수신함을 확인하는 경우는 다음과 같습니다.

• 당신은 매일 워드프레스를 확인하죠. — 일일 관리자 검토만으로 충분한 소량 양식
• 완전한 감사 추적 기록이 필요합니다. — 법률, 의료 또는 규정 준수 관련 양식으로, 모든 항목을 보관하고 검색할 수 있어야 하는 경우
• 입력 항목은 일괄 처리됩니다. — 구직 신청서, 설문 조사 응답 또는 행사 등록 내역을 매주 검토합니다.
• 이메일 전송이 불안정합니다. — 메일 평판이 좋지 않은 공유 호스팅 환경이지만, 제출된 내용은 절대 손실되지 않습니다.
• 데이터를 내보내야 합니다. — 스프레드시트, CRM 가져오기 또는 구조화된 CSV/JSON 내보내기 보고서
• GDPR과 개인정보 보호 문제 — 내장된 내보내기 및 삭제 도구를 통해 데이터는 서버에 안전하게 보관됩니다.
• 당신은 많은 양의 데이터를 관리합니다. 수백 개의 항목을 필터링하고 일괄 관리하는 것이 이메일 클라이언트에서 하는 것보다 받은 편지함에서 하는 것이 더 쉽습니다.

이메일 알림이 더 나은 경우

다음과 같은 경우 이메일 알림을 활성화하세요:

• 속도가 중요합니다 — 문의 양식, 견적 요청 또는 몇 분 안에 답변이 필요한 지원 티켓
• 여러 사람이 알림을 받아야 합니다 — sales@, support@, manager@ 주소로 쉼표로 구분하여 동시에 전송합니다.
• WordPress에서 벗어나 있습니다. — 이동 중이나 관리 세션 사이에 모바일 이메일 알림을 받을 수 있습니다.
• 조건부 라우팅은 도움이 됩니다 — 조건부 알림 규칙을 사용하여 "청구" 관련 문의는 회계 부서로, "기술" 관련 문제는 지원 부서로 전달합니다.
• 답장 기능을 사용하면 시간을 절약할 수 있습니다. — 이메일 클라이언트에서 '답장'을 클릭하여 제출자에게 직접 답장하세요.
• 이메일을 업무 흐름의 중심 도구로 사용합니다. — 팀에서는 이미 공유 받은 편지함에서 작업을 분류하고 있습니다.

자동 양식 빌더는 이메일 설정에 전송 관련 팁을 제공합니다. WordPress는 기본적으로 호스팅 서버를 통해 메일을 전송하므로 스팸 필터링에 걸릴 가능성이 높습니다. 안정적인 전송을 위해서는 무료 SMTP 플러그인을 사용하여 트랜잭션 이메일 서비스에 연결한 후, 테스트 제출을 통해 이메일 수신 여부를 확인하세요.

최선의 방법: 두 가지를 함께 사용하세요

대부분의 워드프레스 사이트에서는 제출 기능과 이메일 알림을 함께 사용하는 것이 가장 효과적이며 , 둘 중 하나만으로는 충분하지 않습니다.

이 둘이 서로를 보완하는 이유는 다음과 같습니다.

• 이메일은 당신의 순간을 포착합니다. 잠재 고객이 오후 9시에 견적 요청을 보내오면 휴대폰이 울리고, 경쟁사보다 먼저 응답해야 합니다.
• 제출된 자료는 이메일에서 놓치는 부분을 포착합니다. 알림이 스팸으로 분류되거나, 받은 편지함이 가득 차거나, 팀 구성원이 이메일을 삭제하더라도 해당 항목은 WordPress에 안전하게 남아 있습니다.
• 제출된 데이터는 장기적인 워크플로우를 뒷받침합니다. 중요 항목에 별표를 표시하고, 스팸으로 표시하고, 날짜별로 필터링하고, CRM용 CSV 파일로 내보내거나, 오래된 테스트 제출물을 일괄 삭제할 수 있습니다.
• 이메일은 즉각적인 업무 흐름을 가능하게 합니다. 직접 답장하거나, 동료에게 전달하거나, 휴대폰에서 바로 작업을 실행할 수 있습니다.

자동 양식 작성기에서 이메일 알림이 활성화된 경우 모든 제출 건에 대해 두 가지 작업이 모두 수행됩니다. 먼저 항목이 데이터베이스에 저장된 다음 알림 이메일이 전송됩니다. 이 두 작업은 독립적으로 실행됩니다. 이메일 전송에 실패하더라도 제출 내용 저장에는 영향을 미치지 않으며, 이메일 알림을 활성화하지 않더라도 저장된 제출 내용은 유지됩니다.

양식 유형별 권장 설정

양식 문의

제출 알림: 켜짐(기본값). 이메일 알림: 켜짐 - 모든 메시지에 대한 즉시 알림. 받은 편지함에서 바로 답장할 수 있도록 답장 기능을 활성화하세요. 후속 조치를 추적하려면 제출함에서 중요한 문의에 별표를 표시하세요.

뉴스 레터 신청

구독 신청: 켜기 — WordPress에서 구독자 목록을 구축하고 CSV 파일로 내보내세요. 이메일: 끄기 — 구독자 수가 너무 많아 받은 편지함 알림이 전송되지 않습니다. 대신 구독자 확인 이메일을 활성화하여 구독자에게 감사 메시지를 보내세요.

견적/잠재고객 확보 양식

제출: 켜짐 — 검색 및 필터 기능을 통해 전체 리드 내역을 확인할 수 있습니다. 이메일: 켜짐 — 긴급 리드는 즉시 전달됩니다. 조건부 알림 규칙을 사용하여 기업 문의는 영업 관리자에게, 일반 요청은 영업 담당자에게 보낼 수 있습니다.

입사지원서

제출: 켜짐 — 이력서 및 파일 업로드는 서버에 저장됩니다. 이메일: 켜짐 — 인사 담당자에게 각 지원서에 대한 알림이 전송됩니다. 검토한 지원서는 읽음으로 표시하고, 우수 후보자는 별표로 표시하세요.

설문조사 또는 피드백 양식

제출: 켜짐 — 분석을 위해 응답을 CSV 또는 JSON 형식으로 내보냅니다. 이메일: 꺼짐 또는 조건부 — 특정 답변이 주의를 요하는 경우(예: 낮은 만족도 평가)에만 알림을 보냅니다.

이벤트 등록

제출: 켜짐 — 날짜 필터 및 내보내기 기능을 갖춘 참석자 목록. 이메일: 켜짐 — 각 등록에 대한 알림을 주최자에게 보냅니다. 참석자가 등록 세부 정보를 받을 수 있도록 사용자 확인 이메일을 활성화합니다.

제출 및 이메일을 넘어: 웹훅

CRM, Slack, Zapier와 같은 외부 도구와의 실시간 통합이 필요한 경우, Auto Form Builder는 플러그인 설정에서 아웃바운드 웹훅을 지원합니다 . 웹훅은 방문자가 양식을 차단하지 않고도 각 제출이 성공적으로 완료될 때마다 구성된 URL로 JSON 페이로드를 전송합니다.

웹훅은 제출 및 이메일과 함께 사용할 수 있는 세 번째 채널입니다.

• 제출 — 아카이브 및 관리 워크플로
• 이메일 — 사람의 알림 및 빠른 답변
• Webhooks — 다른 시스템과의 자동 통합

자동 양식 작성기에서 두 기능을 모두 활성화하는 방법

1. 제출은 자동으로 이루어집니다. 모든 양식은 기본적으로 데이터베이스에 항목을 저장하며, 별도의 설정이 필요하지 않습니다.
2. 양식을 열어보세요 폼 빌더에서 다음으로 이동하세요. 설정 탭.
3. 이메일 알림 펼치기 확인 양식이 제출되면 이메일 알림을 보냅니다..
4. 알림을 받을 이메일을 입력하세요. — 수신자가 여러 명일 경우 쉼표로 구분하여 주소를 입력하세요.
5. 제목, 형식 및 메시지를 맞춤 설정하세요. — 또는 기본 스타일 레이아웃을 그대로 사용하세요.
6. 답장 기능을 선택적으로 활성화할 수 있습니다. 제출자의 이메일 주소를 선택하세요.
7. 조건부 규칙을 추가하세요 제출된 작품들이 서로 다른 사람들에게 돌아가야 한다면.
8. 양식을 저장하세요 그리고 받은 편지함에 항목이 들어오고 이메일도 제대로 수신되는지 확인하기 위해 테스트 제출물을 보내십시오.

자동 양식 작성기 → 제출물 에서 저장된 항목을 언제든지 확인할 수 있습니다 . 양식별로 필터링하고, 키워드로 검색하고, 워크플로 요구 사항에 따라 상태를 관리할 수 있습니다.

피해야 할 일반적인 실수

• 이메일로만 접수하며, 제출 서류 확인은 하지 않습니다. 이메일 전송이 오류 없이 실패하면, WordPress에 저장되지 않은 이상 입력 내용은 완전히 사라집니다 (Auto Form Builder를 사용하면 기본적으로 WordPress에 저장됩니다).
• 제출물만 접수하며, 이메일은 받지 않습니다. 주말 동안 관리자 패널을 아무도 확인하지 않아서 긴급한 잠재 고객을 놓치게 됩니다.
• SMTP 설정을 무시합니다. 워드프레스 기본 메일이 스팸으로 분류되는 경우가 많습니다. 안정적인 알림 수신을 위해 SMTP 플러그인을 설치하세요.
• 대량 양식 제출 시 이메일 수신 기능 활성화. 하루에 500건의 뉴스레터 신청이 들어오면 받은 편지함이 스팸 메일로 가득 찰 것입니다. 대신 제출 및 내보내기 기능을 사용하세요.
• 조건부 규칙을 사용하지 않습니다. 각기 다른 부서에서 서로 다른 유형의 문의를 처리해야 함에도 불구하고 모든 제출물을 한 주소로 보내는 것은 병목 현상을 초래합니다.
• 이메일을 읽은 후 제출물을 삭제합니다. 이메일은 알림일 뿐 기록이 아닙니다. 필요한 정보를 처리하고 내보낼 때까지 제출물을 보관하십시오.

자주 묻는 질문

자동 양식 작성기 시작하기

제출 방식과 이메일 방식 중 하나를 선택하지 마세요. 이제 둘 다 활용하세요. 자동 양식 작성기는 모든 입력 내용을 서버에 저장하고, 양식별로 즉시 이메일 알림, 조건부 라우팅, 사용자 확인 이메일 전송을 활성화할 수 있도록 지원합니다.

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플러그인 최종 업데이트: 최종 업데이트: 8월 1일