Formų pateikimas ir el. pašto pranešimai: kuris yra geresnis?

Kas yra formų pateikimas?

Formų pateikimai yra įrašai, išsaugomi „WordPress“ sistemoje, kai kas nors užpildo jūsų formą. „Auto Form Builder“ programoje kiekvienas pateikimas saugomas jūsų svetainės duomenų bazėje jūsų serveryje, o ne trečiosios šalies platformoje.

Juos galite tvarkyti „WordPress“ administratoriaus skiltyje „Automatinė formų kūrimo priemonė“ → „Pateikimai“ . Pateikimų pašto dėžutėje yra:

• Būsenos skirtukai — Neskaityti, Pažymėti žvaigždute, Perskaityti, Šlamštas, Šiukšlinė ir Visi
• Paieška — Raskite įrašus pagal raktinį žodį pateiktuose duomenyse
• Filtrai — Siaurinti rezultatus pagal formą ir datų intervalą
• Detalus vaizdas — Atidarykite bet kurį įrašą, kad pamatytumėte visas lauko reikšmes, įskaitant failų įkėlimus
• Masiniai veiksmai — Pažymėti kaip skaitytą / neskaitytą, pažymėti žvaigždute, pažymėti kaip šlamštą, perkelti į šiukšliadėžę arba ištrinti kelis įrašus vienu metu
• Numeracija — 20 pateiktų elementų puslapyje, kad būtų patogu naršyti

Pateikti duomenys lieka pasiekiami, kol juos ištrinate. Duomenis galite eksportuoti CSV, JSON, XLSX arba XML formatais – su pasirinktiniu anonimizavimu, jei eksportuojama privatumo požiūriu svarbi informacija. Privatumo įrankiai taip pat leidžia eksportuoti arba ištrinti su el. pašto adresu susietus asmens duomenis, kad būtų laikomasi BDAR reikalavimų.

Įsivaizduokite, kad pateiktų dokumentų pašto dėžutė yra jūsų įrašų sistema – patikimas kiekvieno formos įrašo archyvas.

Kas yra el. pašto pranešimai?

El. pašto pranešimai yra įspėjimai, siunčiami jums (arba jūsų komandai) tuo metu, kai pateikiama forma. Automatinėje formų kūrimo priemonėje administratoriaus el. pašto pranešimai konfigūruojami kiekvienai formai skiltyje „ Nustatymai“ → „El. pašto pranešimai“.

Kai įjungtas įskiepis, po sėkmingo pateikimo jis išsiunčia el. laišką su formos duomenimis. Pagrindinės parinktys:

• Pranešimas el — Vienas ar daugiau gavėjų (adresai atskirti kableliais)
• Pasirinktinė tema ir pranešimas — Su vietos žymekliais, tokiais kaip {form_name}, {site_name}, {date}, {time}, {entry_id}ir {submission_data}
• El. pašto formatas — Stilizuotas HTML arba paprastas tekstas
• Pateikėjo atsakymas — Atsakyti tiesiai į lankytojo el. laišką iš savo pašto dėžutės
• Sąlyginio pranešimo taisyklės — Siųsti skirtingais adresais, pakeisti temą, praleisti el. laišką arba pritaikyti pranešimą pagal vartotojo atsakymus
• Firminių el. laiškų spalvos — HTML pranešimų akcento, teksto ir fono spalvos

El. pašto pranešimai pagal numatytuosius nustatymus yra išjungti . Galite pasirinkti juos formoje pažymėdami „ Siųsti el. pašto pranešimą, kai forma pateikiama“.

Automatinių formų kūrimo priemonė taip pat palaiko atskirą naudotojo patvirtinimo el. laišką – automatinį padėkos pranešimą, siunčiamą formą pateikusiam asmeniui. Tai lankytojams skirtas el. laiškas, o ne administratoriaus įspėjimas, ir jis konfigūruojamas atskirai.

Įsivaizduokite el. pašto pranešimus kaip savo realaus laiko įspėjimų sistemą – jie praneša, kad kažkas nutiko, net neprisijungus prie „WordPress“.

Lyginimas vienas šalia kito

Formos pateikimas

• Greitis: Iškart pasiekiama administratoriaus lange; jokių pristatymo vėlavimų
• Patikimumas: Saugoma jūsų serveryje – nėra šlamšto aplanko, nėra SMTP problemų
• Paieška: Visatekstė paieška ir filtrai visuose įrašuose
• Organizacija: Skaitytų / neskaitytų, pažymėtų žvaigždute, šlamšto ir šiukšliadėžės būsenos
• Istorija: Nuolatinis įrašas, kol jo neištrinsite
• Eksportuoti: CSV, JSON, XLSX, XML su anonimizavimo parinktimis
• Failai: Įkelti failai saugomi ir pasiekiami iš pateiktų duomenų peržiūros
• Privatumas: Duomenys lieka jūsų serveryje; integruoti BDAR eksportavimo ir ištrynimo įrankiai
• Reikia: Prisijunkite prie „WordPress“ administratoriaus paskyros, kad patikrintumėte

Siųsti Pranešimai

• Greitis: Momentinis įspėjimas jūsų pašto dėžutėje (kai el. pašto pristatymas veikia)
• Patikimumas: Priklauso nuo jūsų prieglobos serverio pašto konfigūracijos; be SMTP gali patekti į šlamšto aplanką
• Paieška: Ieškoti galima tik jūsų el. pašto kliente
• Organizacija: Apribota el. pašto aplankais ir etiketėmis
• Istorija: Priklauso nuo el. pašto saugojimo; lengva prarasti arba ištrinti
• Eksportuoti: Nėra struktūrizuoto eksporto; geriausiu atveju rankinis kopijavimas ir įklijavimas
• Failai: El. laiško tekste pateikta failo įkėlimo informacija; patys failai yra serveryje
• Privatumas: Duomenys palieka jūsų serverį ir perduodami per el. pašto paslaugų teikėjus
• Reikia: Nieko – automatiškai atkeliauja į jūsų telefoną arba kompiuterį

Kada formų pateikimas yra geresnis

Visų pirma, pasikliaukite pateiktų laiškų pašto dėžute, kai:

• Kasdien tikrinate „WordPress“ — Mažo kiekio formos, kurioms pakanka kasdienės administratoriaus peržiūros
• Jums reikia pilno audito tako — Teisinės, sveikatos priežiūros ar atitikties formos, kuriose kiekvienas įrašas turi būti išsaugotas ir jame turi būti galima ieškoti
• Įrašus apdorojate partijomis — Darbo paraiškos, apklausų atsakymai arba registracijos į renginius peržiūrimos kas savaitę
• El. pašto pristatymas yra nepatikimas — Bendras priegloba su prasta pašto reputacija; pateiktos paraiškos garantuoja, kad niekas nebus prarasta
• Jums reikia eksportuoti duomenis — Skaičiuoklės, CRM importavimas arba ataskaitos iš struktūrizuotų CSV/JSON eksportų
• BDAR ir privatumo klausimai — Duomenys lieka jūsų serveryje naudojant integruotus eksportavimo ir šalinimo įrankius
• Jūs valdote didelius kiekius — Šimtus įrašų gautuosiuose lengviau filtruoti ir masiškai tvarkyti nei el. pašto programoje.

Kai el. pašto pranešimai yra geresni

Įjungti el. pašto pranešimus, kai:

• Svarbu greitis — Kontaktinės formos, kainos užklausos arba pagalbos bilietai, į kuriuos reikia atsakyti per kelias minutes
• Keliems žmonėms reikia įspėjimų — Siųsti adresus sales@, support@ ir manager@ vienu metu, atskiriant juos kableliais
• Jūs nebenaudojate „WordPress“ — Mobiliojo el. pašto įspėjimai keliaujant arba tarp administratoriaus sesijų
• Sąlyginis maršrutizavimas padeda — Nukreipkite „Sąskaitų faktūrų“ užklausas į apskaitą ir „Techninių“ problemų sprendimą, kad būtų galima naudoti sąlyginio pranešimo taisykles
• Atsakymo funkcija taupo laiką — Norėdami tiesiogiai atsakyti pateikėjui, el. pašto programoje spustelėkite „Atsakyti“.
• Jūs naudojate el. paštą kaip savo darbo eigos centrą — Komanda jau rūšiuoja užduotis iš bendrinamos pašto dėžutės

„Auto Form Builder“ el. pašto nustatymuose įtraukia pristatymo patarimą: pagal numatytuosius nustatymus „WordPress“ siunčia el. laiškus per jūsų prieglobos serverį, todėl dažnai filtruojamas šlamštas. Norėdami užtikrinti patikimą pristatymą, naudokite nemokamą SMTP papildinį, prijungtą prie transakcinio el. pašto paslaugos, tada išsiųskite bandomąjį pranešimą, kad patvirtintumėte el. laiškų atvykimą.

Geriausias būdas: naudoti abu kartu

Daugumoje „WordPress“ svetainių stipriausia konfigūracija yra pateikimai ir el. pašto pranešimai – ne vienas ar kitas.

Štai kodėl jie vienas kitą papildo:

• El. paštas jus užburia akimirką. Potencialus klientas pateikia kainos užklausą 9 val. – jūsų telefonas suvibruoja, ir jūs atsakote anksčiau nei konkurentas.
• Pateiktuose laiškuose užfiksuojama tai, ko nepastebima el. paštu. Pranešimas patenka į šlamšto aplanką, jūsų pašto dėžutė pilna arba komandos narys ištrina el. laišką – įrašas vis tiek saugus „WordPress“ sistemoje.
• Pateikimai skatina ilgalaikius darbo eigą. Pažymėkite svarbius įrašus žvaigždute, pažymėkite kaip šlamštą, filtruokite pagal datą, eksportuokite į CSV failą, skirtą CRM, arba masiškai ištrinkite senus testų įrašus.
• El. laiškai skatina tiesioginius darbo eigą. Atsakykite tiesiogiai, persiųskite kolegai arba inicijuokite veiksmą savo telefone.

Automatinėje formų kūrimo priemonėje, kai įjungti el. pašto pranešimai, kiekvieną kartą pateikiant formą, atliekami abu šie veiksmai: įrašas pirmiausia išsaugomas duomenų bazėje, o tada išsiunčiamas pranešimo el. laiškas. Jie veikia nepriklausomai – nepavykęs el. laiškas netrukdo išsaugoti pateiktos formos, o išsaugotos pateiktos formos lieka net jei el. paštas iš viso neįjungiamas.

Rekomenduojama sąranka pagal formos tipą

Kontaktų forma

Pateikimai: įjungta (numatytasis). El. paštas: įjungtas – momentinis įspėjimas apie kiekvieną pranešimą. Įjunkite funkciją „Atsakyti“, kad galėtumėte atsakyti iš savo gautųjų. Pažymėkite VIP užklausas žvaigždute pateiktų užklausų gautuosiuose, kad galėtumėte stebėti tolesnius veiksmus.

Naujienlaiškio registracija

Pateikimai: Įjungta – sukurkite prenumeratorių sąrašą „WordPress“ programoje ir eksportuokite jį CSV formatu. El. paštas: Išjungta – pranešimų srautas per didelis, kad būtų galima gauti pranešimus apie gautuosius. Vietoj to įjunkite naudotojo patvirtinimo el. laišką , kad prenumeratoriai gautų padėkos pranešimą.

Pasiūlymo / potencialių klientų paieškos forma

Pateikimai: Įjungta – visa potencialių klientų istorija su paieška ir filtrais. El. paštas: Įjungta – skubūs potencialūs klientai nukreipiami akimirksniu. Naudokite sąlyginių pranešimų taisykles, kad įmonės užklausos būtų siunčiamos pardavimų direktoriui, o standartinės užklausos – į bendrą pardavimų pašto dėžutę.

Darbo paraiškos forma

Pateikimai: įjungta – gyvenimo aprašymai ir įkelti failai saugomi jūsų serveryje. El. paštas: įjungta – personalo skyrius gauna pranešimą apie kiekvieną paraišką. Pažymėkite peržiūrėtas paraiškas kaip perskaitytas; pažymėkite geriausius kandidatus žvaigždute.

Apklausa arba atsiliepimų forma

Pateikimai: įjungta – eksportuokite atsakymus CSV arba JSON formatu analizei. El. paštas: išjungta arba sąlyginis – praneškite tik tada, kai konkretus atsakymas patraukia dėmesį (pvz., žemas pasitenkinimo įvertinimas).

Renginių registracija

Pateikimai: Įjungta – dalyvių sąrašas su datos filtrais ir eksportavimu. El. paštas: Įjungta – informuoti organizatorių apie kiekvieną registraciją. Įjungti naudotojo patvirtinimo el. laišką, kad dalyviai gautų registracijos informaciją.

Daugiau nei pateikimai ir el. laiškai: internetiniai kabliukai

Jei jums reikia integracijos realiuoju laiku su išoriniais įrankiais – CRM, „Slack“, „Zapier“ stiliaus automatizavimu – „Auto Form Builder“ taip pat palaiko siunčiamus žiniatinklio kabliukus skiltyje „Nustatymai“. Žiniatinklio kabliukai siunčia JSON paketą į jūsų sukonfigūruotą URL po kiekvieno sėkmingo pateikimo neužblokuodami formos lankytojui.

„Webhooks“ yra trečias kanalas kartu su pateikimais ir el. paštu:

• Pristatymai — Jūsų archyvo ir administravimo darbo eiga
• El.pašto adresas — Žmonių įspėjimai ir greiti atsakymai
• Interneto kabliukai — Automatinės integracijos su kitomis sistemomis

Kaip įjungti abu automatinėje formų kūrimo priemonėje

1. Pateikimai yra automatiniai. Kiekviena forma pagal numatytuosius nustatymus saugo įrašus duomenų bazėje – nereikia jokios sąrankos.
2. Atidarykite savo formą formų kūrimo priemonėje ir eikite į Nustatymai skirtukas.
3. Išskleisti el. pašto pranešimus ir patikrink Siųsti el. pašto pranešimą, kai forma pateikiama.
4. Įveskite savo pranešimo el. pašto adresą – keliems gavėjams naudokite kableliais atskirtus adresus.
5. Tinkinkite temą, formatą ir pranešimą — arba palikite numatytuosius nustatymus integruotam stilizuotam išdėstymui.
6. Pasirinktinai įjunkite atsakymo funkciją ir pasirinkite pateikėjo el. pašto adreso lauką.
7. Pridėti sąlygines taisykles jei skirtingi pateikimai turėtų būti pateikti skirtingiems žmonėms.
8. Išsaugoti formą ir išsiųskite bandomąjį atsakymą, kad patikrintumėte, ar įrašas ir el. laiškas atkeliavo.

Peržiūrėkite saugotus įrašus bet kuriuo metu skiltyje „Automatinė formų kūrimo priemonė“ → „Pateikimai“ . Filtruokite pagal formą, ieškokite pagal raktinį žodį ir tvarkykite būsenas pagal savo darbo eigos poreikius.

Bendros klaidos, kurių reikia vengti

• Tik el. paštu, pateiktų duomenų netikrinama. Jei el. laiško išsiuntimas nepavyksta tyliai, įrašas visiškai prarandamas, nebent jis būtų saugomas „WordPress“ (kas pagal numatytuosius nustatymus yra „Auto Form Builder“).
• Tik paraiškos, el. laiškų nereikia. Praleidžiate skubius potencialius klientus, nes savaitgalį niekas netikrino administratoriaus skydelio.
• Ignoruojant SMTP nustatymus. Numatytasis „WordPress“ paštas dažnai patenka į šlamštą. Įdiekite SMTP papildinį, kad pranešimai būtų patikimai pristatomi.
• El. pašto įjungimas didelės apimties formose. Naujienlaiškio forma su 500 prenumeratorių per dieną užtvindys jūsų pašto dėžutę – verčiau naudokite pateikimus ir eksportavimą.
• Nenaudojamos sąlyginės taisyklės. Kiekvienos užklausos siuntimas vienu adresu, kai skirtingi skyriai turėtų tvarkyti skirtingų tipų užklausas, sukuria kliūtis.
• Pateiktų pranešimų ištrynimas perskaičius el. laišką. El. laiškas yra pranešimas, o ne įrašas. Pateiktus duomenis saugokite, kol apdorosite ir eksportuosite tai, ko jums reikia.

Dažnai užduodami klausimai

Pradėkite naudoti automatinį formų kūrimo įrankį

Nustokite rinktis tarp pateikimo ir el. pašto – naudokite abu. „Auto Form Builder“ saugo kiekvieną įrašą jūsų serveryje ir leidžia įjungti momentinius el. pašto įspėjimus, sąlyginį nukreipimą ir naudotojų patvirtinimo el. laiškus kiekvienai formai.

Download:
Automatinis formų kūrimo įrankis svetainėje WordPress.org

Įskiepis paskutinį kartą atnaujintas: Paskutinį kartą atnaujinta rugpjūčio 1 d.