Veidlapu iesniegšana salīdzinājumā ar e-pasta paziņojumiem: kas ir labāks?

Kas ir veidlapu iesniegšana?

Veidlapu iesniegumi ir ieraksti, kas tiek saglabāti WordPress ietvaros, kad kāds aizpilda jūsu veidlapu. Automātiskajā veidlapu veidotājā katrs iesniegums tiek glabāts jūsu vietnes datubāzē jūsu serverī, nevis trešās puses platformā.

Jūs tos pārvaldāt WordPress administratora sadaļā Automātiskais veidlapu veidotājs → Iesniegumi . Iesniegumu iesūtne ietver:

• Statusa cilnes — Nelasītie, Atzīmētie ar zvaigznīti, Izlasītie, Surogātpasts, Miskaste un Visi
• Meklēt — Atrast ierakstus pēc atslēgvārda iesniegtajos datos
• Filtri — Sašauriniet rezultātus pēc formas un datumu diapazona
• Detalizēts skats — Atveriet jebkuru ierakstu, lai redzētu visas lauka vērtības, tostarp failu augšupielādes
• Lielapjoma darbības — Atzīmēt kā izlasītu/nelasītu, atzīmēt ar zvaigznīti, atzīmēt kā surogātpastu, pārvietot uz miskasti vai dzēst vairākus ierakstus vienlaikus
• Pagination — 20 iesniegumi katrā lapā ērtai pārlūkošanai

Iesniegtie dati paliek pieejami, līdz tos izdzēšat. Datus var eksportēt CSV, JSON, XLSX vai XML formātos — ar izvēles anonimizāciju privātuma ziņā jutīgiem eksportiem. Privātuma rīki ļauj arī eksportēt vai dzēst ar e-pasta adresi saistītos personas datus, lai nodrošinātu atbilstību GDPR prasībām.

Iedomājiet iesniegumu iesūtni kā savu ierakstu sistēmu — katra veidlapas ieraksta autoritatīvu arhīvu.

Kas ir e-pasta paziņojumi?

E-pasta paziņojumi ir brīdinājumi, kas tiek nosūtīti jums (vai jūsu komandai) brīdī, kad tiek iesniegta veidlapa. Automātiskajā veidlapu veidotājā administratora e-pasta paziņojumi tiek konfigurēti katrai veidlapai sadaļā Iestatījumi → E-pasta paziņojumi.

Ja spraudnis ir iespējots, pēc veiksmīgas iesniegšanas tas nosūta e-pastu ar iekļautiem veidlapas datiem. Galvenās opcijas ietver:

• Paziņojuma e-pasts — Viens vai vairāki saņēmēji (adreses atdalītas ar komatiem)
• Pielāgota tēma un ziņojums — Ar tādiem vietturiem kā {form_name}, {site_name}, {date}, {time}, {entry_id}, un {submission_data}
• E-pasta formāts — Stilizēts HTML vai vienkāršs teksts
• Atbilde no iesniedzēja — Atbildēt tieši uz apmeklētāja e-pastu no savas iesūtnes
• Nosacījuma paziņošanas noteikumi — Sūtīt uz dažādām adresēm, mainīt tēmu, izlaist e-pastu vai pielāgot ziņojumu, pamatojoties uz lietotāja atbildēm
• Firmas e-pasta krāsas — Akcentu, teksta un fona krāsas HTML paziņojumiem

E-pasta paziņojumi pēc noklusējuma ir izslēgti . Jūs to izvēlaties katrā veidlapā, atzīmējot izvēles rūtiņu “ Sūtīt e-pasta paziņojumu, kad veidlapa ir iesniegta”.

Automātiskais veidlapu veidotājs atbalsta arī atsevišķu lietotāja apstiprinājuma e-pastu — automātisku pateicības ziņojumu, kas tiek nosūtīts personai, kura iesniegusi veidlapu. Tas ir apmeklētājiem paredzēts e-pasts, nevis administratora brīdinājums, un tas tiek konfigurēts neatkarīgi.

Domājiet par e-pasta paziņojumiem kā par savu reāllaika brīdināšanas sistēmu — tie jums paziņo, ka kaut kas noticis, neprasot pieteikties WordPress.

Salīdzinājums līdzās

Veidlapu iesniegšana

• Ātrums: Pieejams nekavējoties administratora sadaļā; bez piegādes kavēšanās
• Uzticamība: Saglabāts jūsu serverī — nav surogātpasta mapes, nav SMTP problēmu
• Meklēt: Pilna teksta meklēšana un filtri visos ierakstos
• Organizācija: Izlasītu/nelasītu, ar zvaigznīti atzīmētu, surogātpasta un miskastes statusu
• Vēsture: Pastāvīgs ieraksts, līdz to izdzēšat
• Eksportēt: CSV, JSON, XLSX, XML ar anonimizācijas iespējām
• Faili: Augšupielādētie faili ir saglabāti un pieejami no iesnieguma detalizētā skata
• Konfidencialitāte: Dati paliek jūsu serverī; iebūvēti GDPR eksportēšanas un dzēšanas rīki
• Nepieciešams: Piesakieties WordPress administratora kontā, lai pārbaudītu

E-pasta paziņojumi

• Ātrums: Tūlītējs brīdinājums jūsu iesūtnē (kad e-pasta piegāde darbojas)
• Uzticamība: Atkarīgs no jūsu mitināšanas servera pasta konfigurācijas; bez SMTP var nonākt surogātpasta mapē.
• Meklēt: Meklējams tikai jūsu e-pasta klientā
• Organizācija: Ierobežots ar e-pasta mapēm un etiķetēm
• Vēsture: Atkarīgs no e-pasta saglabāšanas; viegli pazaudēt vai izdzēst
• Eksportēt: Nav strukturēta eksporta; labākajā gadījumā manuāla kopēšana un ielīmēšana
• Faili: E-pasta pamattekstā ir iekļauta faila augšupielādes informācija; paši faili atrodas serverī.
• Konfidencialitāte: Dati atstāj jūsu serveri un tiek pārsūtīti caur e-pasta pakalpojumu sniedzējiem.
• Nepieciešams: Nekas — automātiski nonāk jūsu tālrunī vai datorā

Kad veidlapu iesniegšana ir labāka

Paļaujieties galvenokārt uz iesniegumu iesūtni, ja:

• Jūs katru dienu pārbaudāt WordPress — Maza apjoma veidlapas, kurām pietiek ar ikdienas administratora pārskatu
• Jums ir nepieciešama pilnīga audita taka — Juridiskās, veselības aprūpes vai atbilstības veidlapas, kurās katrs ieraksts ir jāsaglabā un jāspēj meklēt
• Ierakstus apstrādājat partijās — Darba pieteikumi, aptaujas atbildes vai pasākumu reģistrācijas tiek pārskatītas katru nedēļu
• E-pasta piegāde nav uzticama — Koplietota mitināšana ar sliktu reputāciju e-pastā; iesniegumi garantē, ka nekas netiek zaudēts
• Jums ir jāeksportē dati — Izklājlapas, CRM imports vai atskaites no strukturēta CSV/JSON eksporta
• GDPR un privātuma jautājumi — Dati paliek jūsu serverī, pateicoties iebūvētiem eksportēšanas un dzēšanas rīkiem
• Jūs pārvaldāt lielu apjomu — Simtiem ierakstu iesūtnē ir vieglāk filtrēt un pārvaldīt vairumā nekā e-pasta klientā.

Kad e-pasta paziņojumi ir labāki

Iespējot e-pasta paziņojumus, kad:

• Ātrumam ir nozīme — Kontaktformas, cenu piedāvājumu pieprasījumi vai atbalsta biļetes, uz kurām atbilde nepieciešama dažu minūšu laikā
• Brīdinājumi nepieciešami vairākiem cilvēkiem — Vienlaikus sūtīt uz sales@, support@ un manager@, izmantojot ar komatiem atdalītas adreses
• Jūs neesat lietojis WordPress — Mobilo e-pasta brīdinājumi ceļojuma laikā vai starp administratora sesijām
• Nosacīta maršrutēšana palīdz — Novirzīt “Norēķinu” pieprasījumus grāmatvedībai un “Tehniskos” jautājumus, lai atbalstītu nosacītu paziņojumu noteikumu izmantošanu.
• Atbildēšanas funkcija ietaupa laiku — Lai atbildētu tieši iesniedzējam, e-pasta klientā noklikšķiniet uz “Atbildēt”.
• Jūs izmantojat e-pastu kā savu darbplūsmas centru — Komanda jau šķiro uzdevumus no koplietojamās iesūtnes

Automātiskās veidlapu veidotāja e-pasta iestatījumos ir iekļauts piegādes padoms: WordPress pēc noklusējuma sūta e-pastus caur jūsu mitināšanas serveri, kas bieži vien izraisa surogātpasta filtrēšanu. Lai nodrošinātu uzticamu piegādi, izmantojiet bezmaksas SMTP spraudni, kas savienots ar transakciju e-pasta pakalpojumu, un pēc tam nosūtiet testa iesniegumu, lai apstiprinātu e-pastu saņemšanu.

Labākā pieeja: izmantojiet abus kopā

Lielākajai daļai WordPress vietņu visspēcīgākais iestatījums ir iesniegumi plus e-pasta paziņojumi — nevis viens vai otrs.

Lūk, kāpēc tie viens otru papildina:

• E-pasts jūs aizrauj mirklī. Karsts potenciālais klients iesniedz cenas pieprasījumu pulksten 21:00 — jūsu tālrunis vibrē, un jūs atbildat, pirms to izdara konkurents.
• Iesniegumi fiksē to, ko e-pasts nepamana. Paziņojums nonāk surogpasta mapē, jūsu iesūtne ir pilna vai komandas loceklis izdzēš e-pastu — ieraksts joprojām ir drošībā pakalpojumā WordPress.
• Iesniegumi nodrošina ilgtermiņa darbplūsmas. Atzīmējiet svarīgus ierakstus ar zvaigznīti, atzīmējiet kā surogātpastu, filtrējiet pēc datuma, eksportējiet CSV formātā savam CRM vai dzēsiet vecos iesniegtos testus masveidā.
• E-pasti nodrošina tūlītējas darbplūsmas. Atbildiet tieši, pārsūtiet ziņojumu kolēģim vai aktivizējiet darbību savā tālrunī.

Automātiskajā veidlapu veidotājā abas darbības notiek katrā iesniegumā, ja ir iespējoti e-pasta paziņojumi: ieraksts vispirms tiek saglabāts datubāzē, pēc tam tiek nosūtīts paziņojuma e-pasts. Tās darbojas neatkarīgi — neveiksmīgs e-pasta ziņojums neliedz iesniegumu saglabāt, un saglabātie iesniegumi paliek pat tad, ja e-pastu vispār neiespējojat.

Ieteicamā iestatīšana pēc veidlapas veida

Saziņas forma

Iesniegumi: Ieslēgts (pēc noklusējuma). E-pasts: Ieslēgts — tūlītējs paziņojums par katru ziņojumu. Iespējojiet atbildi, lai varētu atbildēt no iesūtnes. Atzīmējiet VIP pieprasījumus iesniegumu iesūtnē ar zvaigznīti, lai varētu izsekot turpmākajiem jautājumiem.

Informatīvā biļetena reģistrācija

Iesniegumi: Ieslēgts — izveidojiet abonentu sarakstu programmā WordPress un eksportējiet to CSV formātā. E-pasts: Izslēgts — apjoms ir pārāk liels iesūtnes brīdinājumiem. Tā vietā iespējojiet lietotāja apstiprinājuma e-pastu, lai abonenti saņemtu pateicības ziņojumu.

Piedāvājuma/potenciālo klientu piesaistes veidlapa

Iesniegumi: Ieslēgts — pilna potenciālo klientu vēsture ar meklēšanu un filtriem. E-pasts: Ieslēgts — steidzami potenciālie klienti tiek novirzīti nekavējoties. Izmantojiet nosacītu paziņojumu noteikumus, lai nosūtītu uzņēmuma pieprasījumus savam pārdošanas direktoram un standarta pieprasījumus uz vispārējo pārdošanas iesūtni.

Darba pieteikuma forma

Iesniegumi: Ieslēgts — CV un failu augšupielādes tiek glabātas jūsu serverī. E-pasts: Ieslēgts — personāla daļa saņem paziņojumu par katru pieteikumu. Atzīmējiet pārskatītos pieteikumus kā izlasītus; atzīmējiet labākos kandidātus ar zvaigznīti.

Aptaujas vai atsauksmju veidlapa

Iesniegumi: Ieslēgts — eksportēt atbildes CSV vai JSON formātā analīzei. E-pasts: Izslēgts vai nosacīts — paziņot tikai tad, ja konkrēta atbilde piesaista uzmanību (piemēram, zems apmierinātības vērtējums).

Pasākuma reģistrācija

Iesniegumi: Ieslēgts — dalībnieku saraksts ar datumu filtriem un eksportēšanu. E-pasts: Ieslēgts — informēt organizatoru par katru reģistrāciju. Iespējot lietotāja apstiprinājuma e-pastu, lai dalībnieki saņemtu reģistrācijas informāciju.

Vairāk nekā iesniegumi un e-pasts: tīmekļa āķi

Ja nepieciešama reāllaika integrācija ar ārējiem rīkiem — CRM, Slack, Zapier stila automatizāciju —, automātiskais veidlapu veidotājs atbalsta arī izejošos tīmekļa āķus sadaļā “Iestatījumi”. Tīmekļa āķi pēc katras veiksmīgas iesniegšanas nosūta JSON vērtumu uz jūsu konfigurēto URL, nebloķējot veidlapu apmeklētājam.

Webhooks ir trešais kanāls līdzās iesniegumiem un e-pastam:

• Iesniegumi — Jūsu arhīva un administratora darbplūsma
• E-pasts — Cilvēku brīdinājumi un ātras atbildes
• Tīmekļa saites — Automatizētas integrācijas ar citām sistēmām

Kā iespējot abus automātiskajā veidlapu veidotājā

1. Iesniegumi ir automātiski. Katra veidlapa pēc noklusējuma saglabā ierakstus datubāzē — iestatīšana nav nepieciešama.
2. Atveriet savu veidlapu veidlapu veidotājā un dodieties uz Settings Tab.
3. Izvērst e-pasta paziņojumus un pārbaudiet Nosūtīt e-pasta paziņojumu, kad veidlapa ir iesniegta.
4. Ievadiet savu paziņojumu e-pasta adresi — vairākiem adresātiem izmantojiet ar komatiem atdalītas adreses.
5. Pielāgojiet tēmu, formātu un ziņojumu — vai atstājiet iebūvētā stila izkārtojuma noklusējuma vērtības.
6. Pēc izvēles iespējojiet atbildēšanas funkciju un atlasiet iesniedzēja e-pasta lauku.
7. Pievienot nosacījuma noteikumus ja dažādi iesniegumi būtu jānosūta dažādiem cilvēkiem.
8. Saglabāt veidlapu un nosūtiet testa iesniegumu, lai pārbaudītu gan iesūtnes ieraksta, gan e-pasta saņemšanu.

Skatiet saglabātos ierakstus jebkurā laikā sadaļā Automātiskā veidlapu veidotājs → Iesniegumi . Filtrējiet pēc veidlapas, meklējiet pēc atslēgvārda un pārvaldiet statusus atbilstoši savas darbplūsmas prasībām.

Biežākās kļūdas, no kurām jāizvairās

• Tikai e-pasts, iesniegumu pārbaude netiek veikta. Ja e-pasta nosūtīšana neizdodas bez brīdinājuma, ieraksts tiek pilnībā zaudēts, ja vien tas nav saglabāts pakalpojumā WordPress (kas tas pēc noklusējuma tiek saglabāts, izmantojot automātisko veidlapu veidotāju).
• Tikai iesniegumi, e-pasts nav paredzēts. Jūs palaidāt garām steidzamus potenciālos klientus, jo nedēļas nogalē neviens nepārbaudīja administratora paneli.
• Ignorējot SMTP iestatījumus. WordPress noklusējuma e-pasts bieži nonāk surogātpasta mapē. Instalējiet SMTP spraudni, lai nodrošinātu uzticamu paziņojumu piegādi.
• E-pasta iespējošana liela apjoma veidlapās. Informatīvā biļetena veidlapa ar 500 pierakstiem dienā pārpludinās jūsu iesūtni — tā vietā izmantojiet iesniegumus un eksportējiet.
• Neizmanto nosacītus noteikumus. Katra iesnieguma nosūtīšana uz vienu adresi, kad dažādām nodaļām jāapstrādā dažādi pieprasījumu veidi, rada sastrēgumus.
• Iesniegumu dzēšana pēc e-pasta izlasīšanas. E-pasts ir paziņojums, nevis ieraksts. Saglabājiet iesniegumus, līdz esat apstrādājis un eksportējis nepieciešamo.

Biežāk uzdotie jautājumi

Sāciet darbu ar automātisko veidlapu veidotāju

Beidziet izvēlēties starp iesniegumiem un e-pastu — izmantojiet abus. Automātiskais veidlapu veidotājs saglabā katru ierakstu jūsu serverī un ļauj iespējot tūlītējus e-pasta brīdinājumus, nosacītu maršrutēšanu un lietotāja apstiprinājuma e-pastus katrai veidlapai.

Lejupielādēt:
Automātiskais veidlapu veidotājs vietnē WordPress.org

Spraudnis pēdējo reizi atjaunināts: Pēdējoreiz atjaunināts 5. augustā